Enjeux, orientations, et actions
Précisons que les actions marquées d’un * résultent des commentaires et propositions recueillis lors de la consultation citoyenne réalisée en décembre 2022.
ENJEU 01
Un recours connu et accessible
ORIENTATIONS
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Produire et diffuser un document pour expliquer la notion d’indépendance de l’ombudsman.
Action RÉALISÉE!
Un recours connu et accessible
Orientations
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Action
Produire et diffuser un document pour expliquer la notion d’indépendance de l’ombudsman.
Description
Publier un minimum de 4 infolettres « Bon à savoir » par année.
Action RÉALISÉE!
Un recours connu et accessible
Orientations
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Action
Publier un minimum de 4 infolettres « Bon à savoir » par année.
Description
Abonnez-vous à l’infolettre en cliquant ici.
Consultez les infolettres ici.
Élaborer une trousse d’information à l’attention des conseillers municipaux.
EN COURS
Un recours connu et accessible
Orientations
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Action
Élaborer une trousse d’information à l’attention des conseillers municipaux.
Diffusion des vidéos promotionnelles.
Action RÉALISÉE!
Un recours connu et accessible
Orientations
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Action
Diffusion des vidéos promotionnelles.
Description
Une première capsule vidéo qui explique le rôle de l’Ombudsman de Gatineau a été réalisée en 2023.
Souligner annuellement la Journée internationale des ombudsmans.
Action RÉALISÉE!
Un recours connu et accessible
Orientations
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Action
Souligner annuellement la Journée internationale des ombudsmans.
Description
2023:
- Une proclamation officielle du conseil municipal a été obtenue;
- Le 12 octobre 2023, un café-rencontre a eu lieu à la Maison du citoyen et une session AMA (Demandez-moi n’importe quoi) a été réalisée sur la plateforme Reddit;
- Publications sur la page Facebook de l’Ombudsman de Gatineau pour illustrer des exemples de dossiers ainsi que l’indépendance du bureau.
Implication communautaire : participer à des activités organisées par des organismes du milieu, dont les associations citoyennes.
EN COURS
Un recours connu et accessible
Orientations
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Action
Implication communautaire : participer à des activités organisées par des organismes du milieu, dont les associations citoyennes.
Description
2022:
- Rencontre avec le Centre de justice de proximité de l’Outaouais.
- Participation à la Foire commerciale: Famille en santé (Aylmer);
- Participation au Rendez-vous de la fierté (Aylmer).
2023:
- Participation au Salon accès justice;
- Participation à une activité de formation, témoignage et de soutien aux plaintes pour les personnes en situation d’itinérance organisée par la Clinique interdisciplinaire en droit social de l’Outaouais;
- Rencontre avec la directrice par intérim du CAAP Outaouais.
- Participation à l’Épluchette de blé d’Inde organisée par l’Association des résidents du Plateau.
Élaborer des capsules d’informations sur les médias sociaux et le site Web à l’aide d’exemples concrets de dossiers d’interventions et d’enquête.
Action RÉALISÉE!
Un recours connu et accessible
Orientations
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Action
Élaborer des capsules d’informations sur les médias sociaux et le site Web à l’aide d’exemples concrets de dossiers d’interventions et d’enquête.
Description
2023:
- Ajout d’une section sur les exemples d’intervention dans l’infolettre;
- Publications sur Facebook: 3 bonnes raisons de contacter l’ombudsman, l’indépendance expliquée, etc.
Présenter le fonctionnement de l’OG à la nouvelle direction du Service de l'interaction citoyenne
EN COURS
Un recours connu et accessible
Orientations
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Action
Présenter le fonctionnement de l’OG à la nouvelle direction du Service de l'interaction citoyenne
Description
2023:
- Rencontre prévue cet automne.
Relocaliser le bureau de l’OG dans des locaux fonctionnels répondant aux critères d’indépendance, d’accessibilité et de visibilité pour la population .
EN COURS
Un recours connu et accessible
Orientations
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Action
Relocaliser le bureau de l’OG dans des locaux fonctionnels répondant aux critères d’indépendance, d’accessibilité et de visibilité pour la population .
ENJEU 02
Une institution crédible et efficace
ORIENTATIONS
Implanter des projets d’amélioration continue et miser sur l’approche client
Revoir le format du rapport annuel pour stimuler davantage l’intérêt et faciliter l’accessibilité.
EN COURS
Une institution crédible et efficace
Orientations
Implanter des projets d’amélioration continue et miser sur l’approche client
Action
Revoir le format du rapport annuel pour stimuler davantage l’intérêt et faciliter l’accessibilité.
Produire un rapport annuel abrégé en langage simple.
EN COURS
Une institution crédible et efficace
Orientations
Implanter des projets d’amélioration continue et miser sur l’approche client
Action
Produire un rapport annuel abrégé en langage simple.
Implanter un processus pour le suivi mi-annuel des recommandations.
Action RÉALISÉE!
Une institution crédible et efficace
Orientations
Implanter des projets d’amélioration continue et miser sur l’approche client
Action
Implanter un processus pour le suivi mi-annuel des recommandations.
Description
Publier les actions mises en œuvre suivant la consultation citoyenne.
EN COURS
Une institution crédible et efficace
Orientations
Implanter des projets d’amélioration continue et miser sur l’approche client
Action
Publier les actions mises en œuvre suivant la consultation citoyenne.
Description
Précisons que les actions de la planification stratégique 2022 – 2025 marquées d’un symbole * résultent des commentaires et propositions recueillis lors de la consultation citoyenne réalisée en décembre 2022.
Répondre aux recommandations émises dans le rapport d’évaluation du fonctionnement de l’OG.
Action RÉALISÉE!
Une institution crédible et efficace
Orientations
Implanter des projets d’amélioration continue et miser sur l’approche client
Action
Répondre aux recommandations émises dans le rapport d’évaluation du fonctionnement de l’OG.
Description
Recommandations du rapport d’évaluation du fonctionnement de l’OG:
- Continuer et augmenter les efforts de communication du rôle de l’Ombudsman;
- Consultez les actions réalisées dans la section 01 de la planification stratégique.
- Simplifier et débureaucratiser davantage la langue des communications;
- En continu.
- Considérer un suivi encore plus des états de situation aux citoyennes et citoyens:
- Un suivi hebdomadaire est réalisé pendant le traitement des dossiers.
Optimisation de l’application informatique pour la gestion des plaintes.
Action RÉALISÉE!
Une institution crédible et efficace
Orientations
Implanter des projets d’amélioration continue et miser sur l’approche client
Action
Optimisation de l’application informatique pour la gestion des plaintes.
Description
2023:
- Automatisation de l’envoi des correspondances officielles du résultat de l’étude de recevabilité;
- Automatisation de l’envoi du sondage de satisfaction;
- Automatisation de l’envoi hebdomadaire du statut du dossier.
ENJEU 03
Une organisation apprenante et responsable
ORIENTATIONS
Miser sur les meilleures pratiques
Répondre aux nouvelles exigences législatives en révisant les outils et les pratiques.
EN COURS
Une organisation apprenante et responsable
Orientations
Miser sur les meilleures pratiques
Action
Répondre aux nouvelles exigences législatives en révisant les outils et les pratiques.
Finaliser le plan de conservation des documents.
EN COURS
Une organisation apprenante et responsable
Orientations
Miser sur les meilleures pratiques
Action
Finaliser le plan de conservation des documents.
Plan de formation continue pour l’ombudsman et l’adjoint.
EN COURS
Une organisation apprenante et responsable
Orientations
Miser sur les meilleures pratiques
Action
Plan de formation continue pour l’ombudsman et l’adjoint.
Assurer un suivi trimestriel du sondage de satisfaction.
EN COURS
Une organisation apprenante et responsable
Orientations
Miser sur les meilleures pratiques
Action
Assurer un suivi trimestriel du sondage de satisfaction.
Poursuivre l’implication avec le Forum canadien des ombudsmans, l’ARGP et le groupe de codéveloppement des ombudsmans municipaux.
EN COURS
Une organisation apprenante et responsable
Orientations
Miser sur les meilleures pratiques
Action
Poursuivre l’implication avec le Forum canadien des ombudsmans, l’ARGP et le groupe de codéveloppement des ombudsmans municipaux.
Réaliser un bilan des deux mandats (2019 – 2025).
EN COURS
Une organisation apprenante et responsable
Orientations
Miser sur les meilleures pratiques
Action
Réaliser un bilan des deux mandats (2019 – 2025).
Produire un plan de transition et un document pour faciliter le transfert des connaissances au prochain ombudsman.
EN COURS
Une organisation apprenante et responsable
Orientations
Miser sur les meilleures pratiques
Action
Produire un plan de transition et un document pour faciliter le transfert des connaissances au prochain ombudsman.