Enjeux, orientations, et actions
Précisons que les actions marquées d’un * résultent des commentaires et propositions recueillis lors de la consultation citoyenne réalisée en décembre 2022.
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Un recours connu et accessible
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Produire et diffuser un document pour expliquer la notion d’indépendance de l’ombudsman.
Un recours connu et accessible
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Publier un minimum de 4 infolettres « Bon à savoir » par année.
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Consultez les infolettres ici.
Un recours connu et accessible
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Élaborer une trousse d’information à l’attention des conseillers municipaux.
Un recours connu et accessible
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Diffusion des vidéos promotionnelles.
Une première capsule vidéo qui explique le rôle de l’Ombudsman de Gatineau a été réalisée en 2023.
Un recours connu et accessible
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Souligner annuellement la Journée internationale des ombudsmans.
2023:
- Une proclamation officielle du conseil municipal a été obtenue;
- Le 12 octobre 2023, un café-rencontre a eu lieu à la Maison du citoyen et une session AMA (Demandez-moi n’importe quoi) a été réalisée sur la plateforme Reddit;
- Publications sur la page Facebook de l’Ombudsman de Gatineau pour illustrer des exemples de dossiers ainsi que l’indépendance du bureau.
Un recours connu et accessible
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Implication communautaire : participer à des activités organisées par des organismes du milieu, dont les associations citoyennes.
2022:
- Rencontre avec le Centre de justice de proximité de l’Outaouais.
- Participation à la Foire commerciale: Famille en santé (Aylmer);
- Participation au Rendez-vous de la fierté (Aylmer).
2023:
- Participation au Salon accès justice;
- Participation à une activité de formation, témoignage et de soutien aux plaintes pour les personnes en situation d’itinérance organisée par la Clinique interdisciplinaire en droit social de l’Outaouais;
- Rencontre avec la directrice par intérim du CAAP Outaouais.
- Participation à l’Épluchette de blé d’Inde organisée par l’Association des résidents du Plateau.
Un recours connu et accessible
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Élaborer des capsules d’informations sur les médias sociaux et le site Web à l’aide d’exemples concrets de dossiers d’interventions et d’enquête.
2023:
- Ajout d’une section sur les exemples d’intervention dans l’infolettre;
- Publications sur Facebook: 3 bonnes raisons de contacter l’ombudsman, l’indépendance expliquée, etc.
Un recours connu et accessible
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Présenter le fonctionnement de l’OG à la nouvelle direction du Service de l'interaction citoyenne
2023:
- Rencontre prévue cet automne.
Un recours connu et accessible
Promouvoir la mission auprès de la population et des organismes
Relocaliser le bureau de l’OG dans des locaux fonctionnels répondant aux critères d’indépendance, d’accessibilité et de visibilité pour la population .
Implanter des projets d’amélioration continue et miser sur l’approche client
Une institution crédible et efficace
Implanter des projets d’amélioration continue et miser sur l’approche client
Revoir le format du rapport annuel pour stimuler davantage l’intérêt et faciliter l’accessibilité.
Une institution crédible et efficace
Implanter des projets d’amélioration continue et miser sur l’approche client
Produire un rapport annuel abrégé en langage simple.
Une institution crédible et efficace
Implanter des projets d’amélioration continue et miser sur l’approche client
Implanter un processus pour le suivi mi-annuel des recommandations.
Une institution crédible et efficace
Implanter des projets d’amélioration continue et miser sur l’approche client
Publier les actions mises en œuvre suivant la consultation citoyenne.
Précisons que les actions de la planification stratégique 2022 – 2025 marquées d’un symbole * résultent des commentaires et propositions recueillis lors de la consultation citoyenne réalisée en décembre 2022.
Une institution crédible et efficace
Implanter des projets d’amélioration continue et miser sur l’approche client
Répondre aux recommandations émises dans le rapport d’évaluation du fonctionnement de l’OG.
Recommandations du rapport d’évaluation du fonctionnement de l’OG:
- Continuer et augmenter les efforts de communication du rôle de l’Ombudsman;
- Consultez les actions réalisées dans la section 01 de la planification stratégique.
- Simplifier et débureaucratiser davantage la langue des communications;
- En continu.
- Considérer un suivi encore plus des états de situation aux citoyennes et citoyens:
- Un suivi hebdomadaire est réalisé pendant le traitement des dossiers.
Une institution crédible et efficace
Implanter des projets d’amélioration continue et miser sur l’approche client
Optimisation de l’application informatique pour la gestion des plaintes.
2023:
- Automatisation de l’envoi des correspondances officielles du résultat de l’étude de recevabilité;
- Automatisation de l’envoi du sondage de satisfaction;
- Automatisation de l’envoi hebdomadaire du statut du dossier.
Miser sur les meilleures pratiques
Une organisation apprenante et responsable
Miser sur les meilleures pratiques
Répondre aux nouvelles exigences législatives en révisant les outils et les pratiques.
Une organisation apprenante et responsable
Miser sur les meilleures pratiques
Finaliser le plan de conservation des documents.
Une organisation apprenante et responsable
Miser sur les meilleures pratiques
Plan de formation continue pour l’ombudsman et l’adjoint.
Une organisation apprenante et responsable
Miser sur les meilleures pratiques
Assurer un suivi trimestriel du sondage de satisfaction.
Une organisation apprenante et responsable
Miser sur les meilleures pratiques
Poursuivre l’implication avec le Forum canadien des ombudsmans, l’ARGP et le groupe de codéveloppement des ombudsmans municipaux.
Une organisation apprenante et responsable
Miser sur les meilleures pratiques
Réaliser un bilan des deux mandats (2019 – 2025).
Une organisation apprenante et responsable
Miser sur les meilleures pratiques
Produire un plan de transition et un document pour faciliter le transfert des connaissances au prochain ombudsman.