Politique de confidentialité de l’Ombudsman de Gatineau
Mise en ligne : 20 septembre 2023
Mise à jour : 20 septembre 2023
1. Responsabilité des renseignements personnels détenus
L’Ombudsman de Gatineau (OG) est une institution indépendante de l’administration municipale assujettie à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels. Toutefois, les dossiers de l’ombudsman ne sont pas régis par la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics. Ainsi, l’ombudsman ne peut rendre disponible pour consultation et/ou transmettre de copies des documents qu’il reçoit dans le cadre de ses interventions et enquêtes.
La politique de confidentialité de l’OG s’inscrit dans le respect du « Cadre de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels » de la Ville de Gatineau. Cette politique est un engagement qui vise à transmettre des informations sur la manière dont les renseignements personnels sont recueillis, utilisés et protégés.
2. Utilisation des renseignements personnels
L’Ombudsman de Gatineau est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient et prend les mesures nécessaires pour se conformer aux exigences de la loi. Il assure la confidentialité des renseignements personnels qu’il détient dans le cadre de l’exercice de ses fonctions. Il assure la mise en place de processus et de systèmes assurant la sécurité de ceux-ci.
Cependant, lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels via notre site Web après avoir pris connaissance de cette politique, vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la manière décrite par cette politique de confidentialité.
Les renseignements personnels peuvent être utilisés lors d’envois électroniques relatifs aux services offerts pour lesquels une autorisation a été obtenue principalement via le formulaire de plainte, lesquels sont consignés dans le dossier de plainte.
3. Coordonnées de l’Ombudsman de Gatineau
- Nom : Ombudsman de Gatineau;
- Adresse : 855, boulevard de la Gappe, bureau 209, Gatineau, Québec (J8T 8H9);
- Numéro de téléphone : 819 595-4141;
- Adresse courriel : ombudsman@gatineau.ca;
- Site Web : ombudsmangatineau.ca.
4. Activités de l’Ombudsman de Gatineau
L’Ombudsman de Gatineau exerce un rôle crucial en tant qu’nstance administrative de dernier recours pour les citoyens et citoyennes qui estiment avoir subi un préjudice à la suite d’une décision de l’administration municipale ou qui expriment leur insatisfaction à l’égard des services offerts par l’administration municipale. Notre mission est de traiter les plaintes selon ce qui est légal et juste.
5. Nature des renseignements personnels collectés
Nous pouvons collecter différents types de renseignements personnels, tels que :
- Nom et prénom;
- Numéro de téléphone;
- Adresse courriel;
- Adresse civique;
- Langue de correspondance;
- Groupe d’âge;
- Origine ethnique;
- Description du problème.
6. Fins de la collecte
Les renseignements personnels sont recueillis pour une ou plusieurs des raisons suivantes :
- Le traitement des plaintes :
- Les renseignements personnels collectés via le formulaire de plainte sont requis pour l’ouverture d’un dossier et encadrés par l’article 22 de la résolution CM-2019-100;
- À l’exception du nom et de l’adresse civique, toute personne peut refuser de transmettre des informations personnelles, telles que la tranche d’âge, l’appartenance à une minorité visible, etc.;
- Le formulaire de plainte comprend des autorisations à utiliser les renseignements personnels et les informations sur le contenu de la plainte;
- Ces renseignements sont utilisés strictement dans le cadre du traitement de la plainte spécifiquement avec le personnel des services concernés.
- Communication interne :
- Dans le cadre de nos interventions, nous devons et pouvons partager certains renseignements personnels pour fin d’identification et de validation. Ces renseignements personnels peuvent être utilisés lors d’entrevues avec les employés municipaux et lors de communications écrites.
- Statistiques et rapports :
- Les renseignements personnels et les informations obtenus dans le cadre du traitement des demandes sont utilisés à des fins statistiques, de recherches et pour la production du rapport annuel.
- Les rapports d’enquête sont dépersonnalisés et publics. Ils sont accessibles sur le site Web de l’Ombudsman de Gatineau.
- Activités de promotion et d’amélioration continue :
- Avec un consentement explicite, les noms, prénoms et adresses courriel peuvent être utilisés aux fins d’activités de promotion pour favoriser l’accessibilité aux services de l’OG et d’amélioration des services. À titre d’exemple, en tout temps, il est possible de se désabonner de l’infolettre et de refuser de remplir le questionnaire de satisfaction. Il est possible que ces renseignements personnels soient communiqués à de tiers partenaires en lien avec ces activités.
7. Moyens technologiques de collecte
Nous utilisons divers moyens technologiques, tels qu’un formulaire en ligne, une application Web et des témoins (cookies) pour collecter vos renseignements personnels de manière sécurisée et efficace.
8. Transmission des renseignements personnels
Les renseignements personnels qui sont détenus par l’Ombudsman de Gatineau ne sont ni vendus ni partagés. Ces données peuvent être transmises à des tiers uniquement lorsqu’un consentement éclairé a été obtenu. Les tiers sont soumis aux mêmes obligations légales au niveau de la protection des renseignements personnels.
Avant de transmettre un renseignement personnel, l’OG s’assure qu’ils sont complets et exacts.
9. Droits d’accès et de rectification
Conformément à la loi en vigueur, toute personne a le droit d’accéder à ses renseignements personnels pour vérifier l’exactitude, le type de données et demander leur rectification, si nécessaire. Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter aux coordonnées fournies au point trois ci-haut.
10. Retrait de consentement
Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment pour la communication ou l’utilisation de vos renseignements personnels. Veuillez nous contacter aux coordonnées fournies au point trois ci-haut pour en savoir plus sur les procédures de retrait de consentement.
11. Communication à des tiers
Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l’extérieur du Québec, là où nous engageons des fournisseurs de services tiers.
Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de la règlementation du pays en question.
Dans certains cas, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à de tiers fournisseurs de services pour des sondages et de la promotion de nos services par courriel. Nous nous engageons à prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger vos renseignements et pour limiter les renseignements utilisés, lors de tels transferts.
12. Durée de conservation
Vos renseignements personnels seront conservés conformément aux règles de conservation des documents convenues avec le Service du greffe.
13. Mesures de sécurité
Des mesures de sécurité et de contrôle ont été mises en place pour protéger les renseignements personnels contre tout accès non autorisé, divulgation, altération ou destruction.
Advenant un incident, l’OG tient un registre des incidents et remplit « une fiche de signalement d’un incident de confidentialité », tel que requis par le Cadre de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels et de la Politique de gestion des incidents de confidentialité de la Ville de Gatineau.
Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec l’OG n’est plus sécurisée et que vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise, c’est votre responsabilité de nous contacter immédiatement à l’adresse indiquée au point trois ci-haut.
L’Ombudsman de Gatineau est assujetti au Cadre de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels et de la Politique de gestion des incidents de confidentialité de la Ville de Gatineau. Pour toute question, vous pouvez obtenir plus d’informations en contactant la Ville de Gatineau.
14. Date d’entrée en vigueur et mise à jour
Cette politique de confidentialité est entrée en vigueur le 20 septembre 2023. Toute mise à jour de cette politique sera indiquée avec la date de mise à jour correspondante.
15. Accessibilité
La politique de confidentialité de l’OG est accessible sur notre site Web. Toute question ou tout commentaire relatif à cette politique peut être adressé à ombudsman@gatineau.ca.